Blog: Digitaal onboarden anno 2020

Digitaal onboarden anno 2020

April, 2020

“ Een goede onboarding zorgt voor 54% meer productiviteit en draagt bij aan de betrokkenheid van de medewerkers”

Het belang van een goede onboarding wordt door steeds meer organisaties erkend. Naast meer productiviteit en betrokkenheid draagt het bij aan een snellere integratie, hogere werktevredenheid, meer efficiëntie en zelfsturing en een betere performance en minder stress. Do we need to say more?

Hoe zorg je voor een goede onboarding terwijl je werkt vanuit huis? Hoe zorg je als organisatie alsnog voor die juiste binding? Onderstaande 6 tips om dit succesvol te laten verlopen!

1. Zorg voor een goede pre-boarding: welkomstpakket
De onboarding begint eigenlijk al bij de pre-boarding, ofwel de tijd tussen het ondertekenen van het contract en de startdatum. Belangrijk om ook hier contact te onderhouden met de nieuwe medewerker. Belangrijk dat hij/zij zich welkom voelt en jullie uitkijken naar de komst van de nieuwe collega. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van welkomstpakket met een handgeschreven kaart. En waar wij binnen Alias goede ervaringen mee hebben is dat alle collega’s de nieuwe medewerker alvast verwelkomen via een connectie verzoek op Linkedin.

2. Zorg dat alle spullen (op tijd) in orde en geleverd zijn
Zorg dat alle spullen een dag van tevoren netjes thuisbezorgd worden bij de medewerker en dat alle benodigde programma’s en systemen up and running zijn. Indien mogelijk zorg ook voor handleidingen. Waar men thuis geen ICT afdeling of collega naast je hebt zitten, is het essentieel dat bij de start alles naar behoren functioneert. Vergeet niet om een call in te plannen met degene die hier verantwoordelijk voor is om de nieuwe medewerker(s) wegwijs te maken in alle nieuwe programma’s en waar hij/zij bepaalde informatie kan terugvinden.

3. Het inwerkprogramma
Hoe logisch dit ook klinkt, stel een gedetailleerd inwerkprogramma op en deel deze met de medewerker voor de startdatum. Zo weet de medewerker wat er de eerste periode te wachten staat en wat er van hem/haar verwacht wordt. Starten er meerdere mensen tegelijk? Een mooie kans om zaken te bundelen, bijvoorbeeld het welkomstwoordje van de CEO of een digitale rondleiding door het kantoor.
Neem in je inwerkprogramma mee:

  • Een overzicht van de reeds ingeplande kennismakingsgesprekken met de directe collega’s, leidinggevende en andere belangrijke stakeholders.
  • Zorg dat de leidinggevende in ieder geval de eerste twee weken iedere dag een half uurtje reserveert in de agenda voor een individueel check-in moment.
  • Deel alvast nuttige informatie voor de nieuwe medewerker of waar hij/zij dat kan terugvinden. Denk aan handleidingen, procesbeschrijving, organogram van de organisatie etc.

4. De eerste werkdag: Teamcall
Plan voor de eerste dag een teamcall in voor een warm welkom en voorstelronde. Doe dit vanzelfsprekend allemaal met beeld zodat de nieuwe medewerker meteen een gezicht bij iedereen heeft. Bij een groter team structureer deze call en bedenk hoe je het voorstellen digitaal voor iedereen interessant houdt. Laat het team bijvoorbeeld elkaar voorstellen of laat iedereen zich voorstellen aan de hand van een item uit huis waar diegene trots en/of een warme herinnering aan heeft.

5. Buddysysteem
Selecteer een (senior) medewerker vanuit het huidige team die gekoppeld wordt aan de nieuwe medewerker voor de rest van de inwerkperiode als buddy. Deze persoon fungeert als extra vraagbaak naast de leidinggevende en checkt dagelijks proactief even bij de nieuwe medewerker hoe het gaat.

6. Inventariseer de behoefte en evalueren
De laatste maar wat ons betreft de belangrijkste tip is om als leidinggevende bij de eerste kennismaking de behoefte van de nieuwe medewerker te inventariseren. Bespreek hoe de nieuwe medewerker de onboarding ziet, waar de behoefte ligt en stuur bij waar nodig. Vraag ook proactief feedback gedurende de onboarding en verstuur een anonieme enquête aan het einde van de proeftijd.

Dit zijn globaal enkele tips die bijdragen aan een goede onboarding vanachter je computer vanuit huis. Het vraagt voor de ene organisatie meer creativiteit en aanpassingen dan de ander, waarbij vooral voldoende tijd en aandacht essentieel is.

Hoe is de onboarding binnen jouw organisatie geregeld? Onboarden jullie al digitaal en herken je bovenstaande tips of heb je nog goede aanvullingen? Wil je graag eens verder praten over onboarding? Neem dan contact op met onze Anne-Lot!

anne-lot-4

Anne-Lot Langeslag

RPO Recruiter